Preservación Digital en Documentación Sonora

1. Análisis de la situación actual.
2. Soportes.
3. Formato.
4. Tratamiento documental.
5. Preservación digital.
5.1. Conservación de soportes.
- Condiciones de Manejo.
5.2. La digitalización del sonido.
- Motivos para digitalizar.
- Ventajas de la digitalización.
5.3. Estrategias para la preservación digital.
5.4. Conservación de contenidos digitales.
5.5. Ejemplo RNE.


1. Análisis de la situación actual
- Un archivo de audio digital es un sonido o secuencia de sonidos que ha sido convertido a un formato numérico para poder ser almacenado en un ordenador.
- Archivos sonoros: origen en los años 30.
- Normas de catalogación elegidas independientemente por cada centro.
- Unidad documental = obra.
- La información digital es más fácil de alterar y tiene una esperanza de vida menor.
- Carta para la preservación del patrimonio digital de la UNESCO.
- Importancia del DOCUMENTALISTA.


2. Soportes
RAE - material en cuya superficie se registra información, como el papel, la cinta de vídeo o el disco compacto.

Hay distintos tipos de soportes:

- Soportes Mecánicos
Discos de Vinilo

- Soportes Magnéticos
Cinta MagnéticaCarrete de cinta.
Cassettes
Digital Audio Tape DAT
Video

- Soportes Ópticos
CD-A: Compact Disc Audio o Disco Compacto de Audio.
CD-R: Recordable Compact Disc o Disco Compacto Grabable.
CD-RW: Rewritable Compact Disc o Disco Compacto Regrabable.
Mini-Disc.
HDCD: High-Definition Compatible Digital
SACD: Super Audio Compact Disc.
DVD Audio:
VCD: Video Compact Disc.


3. Formatos
Un formato es la estructura usada para grabar datos en un fichero. Por ejemplo: XML, ZIP, MP3, etc.
Los formatos de sonido reducen el tamaño del archivo para ser transmitido por Internet.
Hay dos tipos de formatos:
- Los que comprimen
- Los que no comprimen

1. WAVE (.wav)
2. MIDI (.mid)
3. CDA (.cda)
4. MP3
5. MP4
6. AIFF / IFF: (Audio Interchange File Format)
7. WMA: (Windows Media Audio) (.wma)
8. MOD: (Módulos) (.mod)


4. El tratamiento documental
Etapas:
La primera fase es la audición completa del documento.
La segunda fase será el análisis formal del documento sonoro.
En una tercera fase, se hará análisis de contenido de la información.
Como cuarta fase de la descripción y confección del registro documental sonoro,
La quinta fase será la validación del registro documental previo a la inclusión definitiva en la base de datos.

La fuente principal = escucha del contenido del documento y el soporte.


5. Preservación Digital
- Según la UNESCO, la preservación digital designaría los procesos a que se recurre con objeto de conservar información y cualquier otro tipo de patrimonio existente en forma de digital.
- La preservación digital consta de dos pasos: el almacenamiento seguro y el acceso permanente.

5.1 Conservación de soportes
Factores de conservación:
Temperatura: aconsejable entre los 18º y 21º.
Humedad: ha de estar entre el 40% y el 60%.
Sistema de aire acondicionado y un sistema que filtre el aire e impida la entrada de polvo.
Luz, en lo posible, artificial, fluorescente y tamizada que evite rayos ultravioletas.

Otros factores a tener en cuenta:
Suficiente capacidad de almacenamiento
Debe tener capacidad de duplicar datos
Control de errores: el sistema debe detectar cambios o pérdidas de datos
Los Discos ópticos: permiten un acceso aleatorio y en algunos casos la modificación de los datos. Su vida útil es esta variando desde los cinco a diez años a varias décadas (dependiendo de calidades).
Mantenimiento, soporte y programas de reemplazamiento.
También se transferirán datos a nuevos soportes de forma periódica. Se hará a nuevos s soportes y antes de que los componentes de hardware y software del anterior soporte desaparezcan. (cd vs Dvd)
Mobiliario: armarios herméticos y estanterías compactas que se deslicen sobre raíles y puedan quedar cerradas las que no se utilicen.
Disponer de una ubicación sin riesgos de inundación ni incendio
Debe existir una Planificación de posibles desastres: se diseñaran planes de recuperación.

Condiciones de manejo
Se intentara que la suciedad no acelere el deterioro. No tocar la superficie de los soportes, por ejemplo la cara grabable de los CD.
Utilizar siempre las cajas originales.
Mantener los medios en sus cajas excepto cuando se estén usando.
Evitar la exposición a campos magnéticos y a fuentes de humos.
Prohibir la comida y/o bebida en lugares de almacenamiento, así como el fumar.
Los CD deberían marcarse sólo en la parte superior y utilizando marcadores adecuados.


5.2 Digitalización del sonido
La última tendencia en cuanto a conservación del soporte es la digitalización de grabaciones.

Se hacen dos ficheros de audio de cualquier documento:
- Lineal. Con más calidad incluso que el original. Se usa como copia de seguridad.
- Comprimido. Con menos calidad pero realmente es el que se utiliza.

Finalidad de la Digitalización:
1. La digitalización retrospectiva del sonido. Todo lo que está en el archivo se digitaliza.
2. Un nuevo sistema de gestión y almacenamiento masivo del sonido.
3. Transferir todos los fondos sonoros a un formato digital de tipo informático.
4. El acceso on-line a la información y al sonido, ambas cosas.
5. La mejor conservación del fondo.
6. La optimización de los recursos.

Motivos para digitalizar:
Deterioro de los documentos.
Obsolescencia de los reproductores.
Modernización y adaptación a las Tecnologías.
Hay fondos de extraordinario valor.
Fondos almacenados en distintos soportes antiguos.
Fondos con diferente calidad de sonido.
Fondos con diferente estado de conservación.
Fondos con diferente utilidad. Algunos se utilizan mucho y otros nada.

Ventajas generales de la digitalización del Archivo Sonoro
Reducción del espacio de almacenamiento.
Los soportes no se deterioran con el uso porque el usuario no tiene acceso al soporte.
Implantar un sistema de gestión y almacenamiento masivo.
Integración con el sistema digital de producción y emisión.
Creación de un Archivo de Seguridad completo.
Acceso a los ficheros de audio y sus metadatos directamente desde el puesto de trabajo.
Acceso a la información todos los días del año las24 horas.
No son necesarios soportes físicos, ni reproductores.
Acceso al documento por más de un usuario.
Acceso al documento desde un puesto remoto a través de la red.
Posibilita el intercambio de ficheros con miembros de la UER.
Migración automática hacia siguientes generaciones de tecnologías de almacenamiento.
Desde el ordenador se podrá digitalizar el documento desde cualquier soporte, editarlo, catalogarlo, y asociar el sonido a su referencia documental previamente creada en la base de datos correspondiente.
Sistema fiable, seguro, económico, potente, y adaptable al usuario.


5.3 Estrategias para la preservación digital
1. Conservación: Se intentará que la documentación sonora se conserve totalmente y tener una idea fehaciente de una conservación integra a largo plazo.
2. Copias de seguridad: duplicados exactos de nuestros documentos sonoros. Se realizara no sólo como estrategia de preservación (sólo se hacen por si se pierde o daña información) sino también de mantenimiento.
3. Actualización: Copia de un documento en un soporte a otro en un mismo soporte sin modificar el contenido.
4. Preservación de la tecnología: consiste en la preservación de toda aquella tecnología necesaria para poder acceder a la documentación sonora (software, controladores de medios, sistemas operativos, etc.). Es necesaria la cooperación de varias instituciones para realizar esta estratégica ya que necesita un coste muy elevado.
5. Migración: conjunto de tareas organizadas destinadas a conseguir la transferencia periódica de materiales digitales desde una generación tecnológica a la siguiente. No tiene porqué se una copia exacta como pasa con la actualización (punto 3) ya que tienen que adaptarse la información con el medio en el que se esta incluyendo.
6. Utilización de estándares: Se trata de buscar una forma de codificar y formatear los objetos digitales adhiriéndose a estándares reconocidos y favoreciéndolos en lugar de los más esotéricos y menos soportados. Estos estándares siempre perduran y la compatibilidad estará asegurada por la evolución del entorno informático.
7. Emulación: consiste en la encapsular el comportamiento del software o hardware junto con el objeto digital mismo.
8. Almacenamiento: pese a que se piensa que el almacenamiento es una estrategia de conservación pasiva es necesaria una migración a nuevos sistemas de almacenamiento ya que estos se modifican con el tiempo.


5.4 Conservación de los contenidos digitales
UNESCO define el patrimonio digital como los “recursos únicos que son el fruto del saber o la expresión de los seres humanos”.

Se elegirían materiales adecuados y de calidad para guardar la documentación.
Los formatos de fichero serán apropiados y los estándares definidos.
Se utilizará y usará un formato normalizado.
La identificación de los nombres de los ficheros será lo más clara posible.
Los ficheros disponibles en la Red deben tener unos identificadores que ayuden a su localización.
Metadatos.
Las copias master serán gestionadas de forma independiente del resto.
Se formará al personal que trabaje con la documentación y se creara un manual para tratarla.
Evaluación de los materiales digitales.

5.5 Ejemplo de Radio Nacional de España.
RNE, primera cadena europea en digitalizar todo su archivo sonoro.
En colaboración con IBM, se han digitalizado cerca de 190.000 horas de audio 757.913.738 pesetas (4.555.153 €).
El archivo contiene documentos anteriores a las emisiones de radio en España, fondos de producción propia y sonidos cedidos por otras cadenas europeas.
Los testimonios más antiguos son de 1.888, de Sir Arthur Sullivan; de 1.889, del Emperador Francisco José de Austria, y de 1898, de Thomas Edison.

Esther, J. Pablo, Mariana

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